Politique de confidentialité

RouteProof est exploité par Groupe Ochoa inc., 7415, rue de Namur, app. 302F, Brossard (Québec) J4Y 2P2. Cette politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, avec qui nous les partageons et quels sont vos droits, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec, « Loi 25 ») et à la LPRPDE (Canada).

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Juan David Ochoa Fernandez, président — juandavid@groupeochoainc.com — 514 623-8065. Toute question, demande d'accès ou plainte lui est adressée.

2. Deux rôles

Pour les données de nos clients (les entreprises qui utilisent RouteProof) et de leurs employés, nous agissons comme fournisseur de services : le client décide des fins, nous traitons les données pour son compte. Pour les visiteurs de ce site et les demandes d'essai, nous sommes le responsable.

3. Renseignements recueillis

• Comptes : nom, courriel professionnel, téléphone, rôle, langue.
• Localisation des chauffeurs et techniciens : position GPS du téléphone seulement lorsque le chauffeur ou technicien est « en service », pour la répartition et la preuve de passage. Aucune position n'est recueillie hors service.
• Preuves de travail : photos des livraisons et installations (peuvent montrer incidemment la voie publique, des véhicules ou des passants), heure, notes, raison d'échec.
• Données d'affaires : stations, tâches, inventaire, factures.
• Demandes d'essai : entreprise, nom, coordonnées, message.
• Techniques : journaux de connexion. Aucun témoin publicitaire; le stockage local du navigateur sert seulement à garder votre session et vos préférences.
• Statistiques de visite du site public (routeproof.app et son blogue) : pages vues, pays, type d'appareil et site de provenance, mesurés de façon agrégée par Cloudflare Web Analytics, sans témoin et sans identifier les visiteurs. Ces statistiques ne sont jamais recueillies dans l'application mobile ni dans la console.

4. Fins

Fournir le service (répartition, preuve de pose, inventaire, facturation, portail client), la sécurité des comptes, le soutien, et — pour les demandes d'essai — vous recontacter. Nous ne vendons aucun renseignement personnel et n'en faisons pas de publicité ciblée.

5. Fonctions d'intelligence artificielle

Certaines fonctions envoient des photos (colis, étiquettes, portes, numéros) ou du texte de consigne à un fournisseur d'IA pour être lus, classés ou traduits. Aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé n'est prise à l'égard d'une personne. Ces fonctions peuvent être désactivées par le client (Réglages › Intégrations et IA).

6. Fournisseurs et communication hors Québec

Fournisseur	Usage	Lieu
Supabase	Base de données, fichiers et photos	Canada (Montréal)
Netlify	Hébergement des applications	États-Unis / réseau mondial
Anthropic	Fonctions d'IA (lecture d'images, traduction)	États-Unis
Google	Cartes	États-Unis
Brevo	Envoi de courriels	Union européenne
Cloudflare	Statistiques de visite du site public (sans témoin) et protection du formulaire d'essai contre les robots	États-Unis / réseau mondial

Avant toute communication hors du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée (sensibilité, finalité, protections contractuelles, régime juridique applicable). Chaque fournisseur est lié par des engagements de confidentialité et de sécurité.

7. Conservation

• Positions GPS détaillées : 90 jours, puis supprimées.
• Tâches, photos de preuve et factures : durée de l'abonnement, plus le délai nécessaire aux obligations fiscales du client (jusqu'à 7 ans pour les factures), sauf instruction contraire du client.
• Demandes d'essai sans suite : 24 mois.
• À la fin d'un abonnement, le client peut exporter ses données pendant 30 jours; elles sont ensuite détruites.

8. Sécurité

Chiffrement en transit (HTTPS), accès par rôles (un chauffeur ne voit que ses tâches), journalisation, sauvegardes hebdomadaires, surveillance automatique. Un registre des incidents de confidentialité est tenu; en cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées.

9. Vos droits

Accès, rectification, retrait du consentement, désindexation, et portabilité des renseignements que vous nous avez fournis. Les employés d'un client s'adressent d'abord à leur employeur; nous l'assistons. Réponse dans les 30 jours. Vous pouvez porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec.

10. Avis aux chauffeurs et techniciens

Votre employeur utilise RouteProof pour répartir le travail et prouver les installations. Votre position est partagée seulement pendant votre quart, lorsque vous passez « en service ». Vos photos servent de preuve au client de votre employeur.

11. Application mobile RouteProof

L'application RouteProof (Google Play et App Store, éditeur Groupe Ochoa inc.) donne accès à RouteProof sur téléphone. Elle demande les autorisations suivantes :

• Localisation, y compris en arrière-plan : seulement lorsque vous êtes « en service », pour que votre position continue d'être envoyée à votre répartiteur quand l'écran est éteint ou que vous utilisez une autre application (par exemple un GPS de navigation). Une notification permanente est affichée pendant tout ce temps. Le suivi s'arrête dès que vous passez « hors service ». La position sert à la répartition, à l'heure d'arrivée aux arrêts et à la preuve de passage; elle n'est jamais utilisée à des fins publicitaires ni vendue.
• Appareil photo et photos : pour prendre les photos de preuve de livraison ou d'installation.
• Notifications : pour l'avis de suivi en service.

L'application ne contient aucune publicité ni aucun pisteur tiers. Les comptes sont créés par l'employeur; il n'est pas possible d'en créer un dans l'application.

12. Suppression de compte et des données

Pour faire supprimer votre compte RouteProof et les renseignements qui y sont liés, écrivez à support@groupeochoainc.com depuis l'adresse de votre compte, ou demandez-le à votre employeur. Nous confirmons la demande et supprimons le compte et les positions GPS dans les 30 jours. Les photos de preuve et les données de tâches appartiennent à votre employeur et sont conservées selon la section 7.

13. Modifications

Nous publions toute modification sur cette page, avec sa date, et avisons les clients des changements importants.

Privacy policy

RouteProof is operated by Groupe Ochoa inc., 7415 rue de Namur, apt. 302F, Brossard, Québec J4Y 2P2. This policy explains what personal information we collect, why, who we share it with and your rights, under Québec's Act respecting the protection of personal information in the private sector ("Law 25") and PIPEDA (Canada). The French version prevails.

1. Person in charge of personal information

Juan David Ochoa Fernandez, President — juandavid@groupeochoainc.com — 514 623-8065.

2. Two roles

For our customers' data and their employees', we act as a service provider on the customer's behalf. For website visitors and trial requests, we are the controller.

3. Information collected

• Accounts: name, work email, phone, role, language.
• Driver and technician location: phone GPS only while the driver or technician is "on duty". No location is collected off duty.
• Proof of work: delivery and installation photos (may incidentally show public roads, vehicles or passers-by), time, notes, failure reason.
• Business data: stations, tasks, inventory, invoices.
• Trial requests: company, name, contact details, message.
• Technical: sign-in logs. No advertising cookies.
• Public website statistics (routeproof.app and its blog): page views, country, device type and referring site, measured in aggregate by Cloudflare Web Analytics, without cookies and without identifying visitors. Never collected in the mobile app or the console.

4. Purposes

Providing the service, account security, support, and contacting trial requesters. We never sell personal information.

5. AI features

Some features send photos or instruction text to an AI provider to be read, sorted or translated. No decision based exclusively on automated processing is made about any person. Customers can turn these features off.

6. Providers and transfers outside Québec

Supabase (database and photos, Canada — Montréal), Netlify (app hosting, United States/global), Anthropic (AI, United States), Google (maps, United States), Brevo (email, European Union), Cloudflare (public website statistics without cookies and trial-form bot protection, United States/global). Transfers outside Québec are assessed beforehand and covered by contractual protections.

7. Retention

Detailed GPS positions: 90 days. Tasks, photos and invoices: subscription term plus the customer's tax retention needs (up to 7 years for invoices). Unconverted trial requests: 24 months. After cancellation, data is exportable for 30 days, then destroyed.

8. Security

Encryption in transit, role-based access, logging, weekly backups, automated monitoring, and a confidentiality incident register; serious incidents are reported to the Commission d'accès à l'information and affected persons.

9. Your rights

Access, correction, withdrawal of consent, de-indexing and portability. Response within 30 days. Complaints may be filed with the Commission d'accès à l'information du Québec.

10. Notice to drivers and technicians

Your location is shared only during your shift, when you go "on duty". Your photos are proof of work for your employer's client.

11. RouteProof mobile app

The RouteProof app (Google Play and App Store, published by Groupe Ochoa inc.) gives access to RouteProof on your phone. It requests: location, including in the background, only while you are "on duty", so your position keeps reaching your dispatcher when the screen is off or another app (such as a navigation GPS) is open — a persistent notification is shown the whole time and tracking stops as soon as you go "off duty"; location is used for dispatch, arrival times and proof of visit, never for advertising and never sold; camera and photos, for proof-of-delivery and installation photos; notifications, for the on-duty tracking notice. The app contains no ads and no third-party trackers. Accounts are created by the employer; they cannot be created in the app.

12. Account and data deletion

To have your RouteProof account and its personal information deleted, email support@groupeochoainc.com from your account address, or ask your employer. We confirm the request and delete the account and GPS positions within 30 days. Proof photos and task data belong to your employer and are retained as described in section 7.